Habe ich an alles gedacht? Das ist die Standard-Frage, sobald man im Auto sitzt. Besonders wichtig ist sie für Service-Techniker, die täglich zu Kunden reisen und dabei Schutzausrüstung, Werkzeuge oder Ersatzteile benötigen. Aber vor jedem Termin zum Stammsitz fahren und mühsam alles zusammensuchen? Das geht auch einfacher, wie Fill beweist: Die Service-Techniker des Maschinenherstellers wählen ihre Betriebsmittel online aus und lassen sich den Werkzeugkoffer zuschicken oder am Zielort bereitstellen. Möglich macht das eine Software von Gühring.

Fill im österreichischen Gurten hat sich seit 1966 zu einem der weltweit führenden Maschinen- und Anlagenbauer entwickelt. Doch auch dem gesamten Service rund um die Maschine kommt bei Fill eine große Bedeutung zu. Deshalb sind erfahrene Fill-Monteure und Servicetechniker weltweit im Einsatz. Ihr Ziel: Eine konstant hohe Verfügbarkeit und Produktivität der Fill-Maschinen über deren gesamten Lebenszyklus. Vorort-Termine beim Kunden gehören da zum Tagesgeschäft der Servicetechniker, die auch nach der Abnahme bei der Wartung, Optimierung und dem Ersatzteilmanagement der Produktionsanlage unterstützen. Bei solchen Kundenterminen dürfen die richtigen Betriebsmittel nicht fehlen: Werkzeuge, Ersatzteile, aber auch persönliche Schutzausrüstung wie Helme und Handschuhe.

Für all diese Artikel hatte Fill bisher einen zentralen Lagerplatz: Ein Liftsystem am Standort Gurten, das von einem Magazineur betreut wurde. Nur hier konnten Betriebsmittel ausgeliehen und zurückgegeben werden. Diese Entnahmen und Rückgaben wurden nicht erfasst, der Servicetechniker legte lediglich eine personalisierte Werkzeugmarke auf den Platz des entnommenen Betriebsmittels. Somit wussten die Lagermitarbeiter, wer das Werkzeug ausgeliehen hatte.

GTMS: „das beste Konzept“

Doch dieses System hatte Schwachstellen, erinnert sich Peter Brandstötter, Teamleiter Fertigung bei Fill: „Das starke Wachstum unseres Unternehmens in den letzten Jahren machte es immer schwieriger, den Überblick über die zur Verfügung stehenden Werkzeuge und Betriebsmittel zu behalten.“ So hatten die Fill-Techniker im Vorhinein keine Einsicht, ob die benötigten Betriebsmittel verfügbar sind. Außerdem konnte der Magazineur immer nur eine Mitarbeiteranfrage bearbeiten, wodurch Warteschlangen entstanden. Oft kam es vor, dass Mitarbeiter warteten und dann weggeschickt wurden, weil der gewünschte Artikel nicht verfügbar war. Solche Steh- und Wegzeiten sind frustrierend und mit unnötigen Prozesskosten verbunden.

Daher beschloss das Unternehmen, den Bereitstellungsprozess von Werkzeugen und Betriebsmitteln neu zu gestalten. Eine digitale Lösung musste her, die es jedem Mitarbeiter ermöglichen würde, Werkzeuge und Betriebsmittel über Tablet, Smartphone oder PC zu reservieren. Für die Umsetzung holte sich Fill einen langjährigen Partner ist Boot, denn: „Gühring hat für unsere Anforderungen das beste Konzept angeboten“, so Brandstötter.

Dieses Konzept beruht auf der Gühring Tool Management Software (GTMS). Ursprünglich entwickelt zur Steuerung der Gühring-Werkzeugschränke, lassen sich heute nahezu alle Produkte über diese Software verwalten. Dabei handelt es sich nicht um eine Lösung von der Stange: Dank ihres modularen Aufbaus und ihrer zahlreichen Funktionen lässt sich die GTMS flexibel an die Bedürfnisse des Kunden anpassen. Für Uwe Reich, Verkaufsleiter Digitalisierung bei Gühring, war deshalb sofort klar: Die GTMS ist hier das perfekte Produkt. „Die GTMS hat viele Möglichkeiten zur Digitalisierung dieses Prozesses schon hergegeben, wir mussten sie nur noch auf Fill zuschneiden.“

Dafür installierte Gühring im ersten Schritt ein Werkzeugausgabesystem bei Fill, in dem nun sämtliche Werkzeuge und Schnelldreher für die Service-Techniker digital verwaltet werden. Betriebsmittel und Ersatzteile lagern weiterhin in dem Liftsystem, aber jeder Artikel wurde in die Datenbank des Werkzeugausgabesystems mitaufgenommen. Dafür musste das Liftsystem lediglich für die externe Kommunikation freigeschalten und über eine Schnittstelle mit der GTMS verbunden werden. Das Ergebnis: Die komplette Verwaltung und Steuerung des Liftsystems mit sämtlichen Fahrbefehlen läuft nun automatisiert über GTMS.

Alle Buchungsprozesse sind über GTMS an das übergeordnete ERP-System von Fill gekoppelt. Die Datenpflege erfolgt somit nach wie vor im ERP-System des Kunden. Sämtliche Materialstammsätze werden als SQL-View vom ERP an die GTMS übertragen. Außerdem gleicht die GTMS automatisch die Bestände im ERP mit denen in der GTMS ab. Alle Buchungsdaten und Materialbewegungen stellt die GTMS zyklisch als Datei zur Verfügung.

Der „digitale Servicetechniker“

Für den Service-Techniker ist der Prozess heute denkbar unkompliziert: Er meldet sich mit seinen persönlichen Anmeldedaten im Fill-Intranet an. Dabei ist es unwichtig, wo auf der Welt er sich aktuell befindet. Anschließend befüllt er einen digitalen Warenkorb mit allen benötigten Betriebsmitteln. Dabei informiert er darüber, für welches Projekt (Projektnummer und Adresse) die Betriebsmittel benötigt werden und wo sein persönlicher Werkzeugkoffer oder die Ersatzteile-Palette bereitgestellt werden soll. Betriebsmittel können nur in einen Warenkorb gelegt werden, wenn diese im gewählten Zeitraum verfügbar sind. Sobald er diesen Warenkorb speichert, wird in der GTMS eine entsprechende Reservierung generiert. Werkzeuge, die einem Prüfintervall unterliegen, werden zum Prüftermin vom System gesperrt und die zuständige interne Prüfstelle wird automatisch informiert.

Die GTMS wandelt die Buchung des Service-Technikers in einen Kommissionier-Auftrag um. Der Magazineur erhält einen Packzettel, von dem er die einzelnen Positionen nur noch in das Liftsystem eingeben muss – und schon werden ihm alle benötigten Betriebsmittel ausgegeben. Er quittiert nur noch die einzelnen Produkte digital und packt sie in den Koffer.

„Die Servicetechniker können sich ab sofort komplett auf den Service konzentrieren“, erklärt Uwe Reich. „Denn wir haben die Belastung vom Servicetechniker weg und zu einer zentralen Stelle gelenkt.“ Er sieht den großen Vorteil in der neu gewonnenen Transparenz: „Der Magazineur weiß immer, wer was braucht und wann es wieder zurückkommt. Davor hatte er keine Datengrundlage, um hier eine konkrete Aussage zu treffen.“

Reduzierte Steh- und Wegzeiten

Seit einem Jahr ist die GTMS nun schon bei Fill im Einsatz ­– und macht den Fill-Mitarbeitern ihren Arbeitsalltag deutlich einfacher, wie Brandstötter berichtet: „Unsere Monteure und Servicetechniker sind von dieser innovativen Softwarelösung begeistert und könnten sich die Werkzeugbereitstellung ohne dieses System nicht mehr vorstellen.“ Aber auch für das Unternehmen bieten sich viele Vorteile. Prozesse werden optimiert und die Effizienz im Unternehmen erhöht. Ressourcen werden optimiert und gezielt eingesetzt, dadurch erhöht sich der Nutzungsgrad vorhandener Ressourcen. Dank einer höheren Transparenz über im Umlauf befindliche Artikel kann jederzeit nachverfolgt werden, wo sich die Betriebsmittel aktuell befinden. „Durch die digitale Lösung konnten Steh- und Wegzeiten stark reduziert werden“, stellt Brandstötter fest. Er ist auch von der Zusammenarbeit der beiden Unternehmen begeistert: „Die Umsetzung mit der Gühring Softwareentwicklung war sehr professionell und unkompliziert.“

So sieht es auch Uwe Reich: „Es sind zwei Unternehmen zusammengekommen, die Vordenker in ihren jeweiligen Märkten sind und die Symbiose daraus war sehr erfolgreich.“ Für ihn ist der Auftrag ein Beispiel dafür, wie Softwarelösungen den Alltag vereinfachen: „Das ist ein perfektes Beispiel für klassische Digitalisierung: Händischer Papierkram wird zu einem perfekt durchdachten, digitalen Prozess. Und der Kunde ist bis heute dankbar dafür.“

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Uwe Reich
Verkaufsleiter Digitalisierung

Email: uwe.reich@guehring.de
Telefon: +49 (7431) 17 25573

 

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